退職願の封筒サイズ選び方のポイント

退職願を入れる封筒の選び方
一般的なサイズの解説
封筒付きと封筒なしの違い
提出時の注意事項
まとめ

退職願を入れる封筒の選び方

退職願を提出する際、封筒の選び方にはいくつかのマナーと注意点があります。
まず封筒の色について。これは白色の封筒を選ぶことが基本中の基本となります。

次に、封筒のサイズについて。
一般的には長形3号（12×23.5cm）か長形4号（9×20.5cm）の封筒が適しています。
これらのサイズは、折りたたんだ退職願をきれいに収納できる最適なサイズとなっています。

また、封筒の表面に書く内容にも注意が必要です。
宛名は正確に記載し、役職名や部署名も忘れずに書きましょう。
これにより受け取る側に対する敬意を示すことができます。

さらに封筒には封をすることが一般的ですが、のりやテープをあえて使わずに封をする場合もあります。

一般的なサイズの解説

退職願を提出する際、使用する封筒のサイズは非常に重要です。
適切なサイズを選ぶことで、書類がきれいに収まり受け取る側にも良い印象を与えることができます。
ここでは一般的に使用される封筒のサイズについて詳しく解説します。

長形3号と長形4号の違い

封筒のサイズにはいくつかの種類がありますが、退職願の提出に最も一般的に使用されるのは「長形3号」と「長形4号」です。
それぞれのサイズには異なる特徴があり、適切な選択が求められます。

長形3号

サイズ：120×235mm
用途：A4サイズの紙を三つ折りにして入れることができます。
特徴：ビジネス文書に多く使用されるサイズであり、正式な書類を送る際に適しています。郵送にも手渡しにも使いやすいサイズです。

長形4号

サイズ：90×205mm
用途：A4サイズの紙を四つ折りにして入れることができます。
特徴：ややコンパクトなサイズであり、持ち運びに便利です。ただし、書類を折りたたむ回数が多くなるため、折り目が多くなる点に注意が必要です。

手書き vs 印刷

退職願の書き方には手書きと印刷の2つの方法があります。
それぞれにメリットとデメリットがありますので、状況に応じて選択することが大切です。

手書きの退職願は、心のこもった丁寧な印象を与えることができます。

手書きで書くことで自分の気持ちを直接伝えることができるため、上司や会社に対する感謝の気持ちを表現しやすいです。
ただし、字が汚い場合やミスが多いと、かえって印象が悪くなることもあるため注意が必要です。

一方、印刷された退職願は、見た目がきれいで統一感がありビジネス文書としての形式を重んじる場合に適しています。
特にパソコンで作成した場合、文字の大きさや行間を揃えることができ、読みやすい文書が作成できます。
ただし、印刷する際には誤字脱字がないか、細かく確認することを忘れずに。

A4サイズとB5サイズの比較

退職願の用紙サイズとしては、A4サイズとB5サイズが一般的に使用されます。
それぞれのサイズには異なる特徴と利便性があります。

A4サイズは210×297mmの大きさで、ビジネス文書として広く使われています。
このサイズは内容が多い場合や詳細な説明が必要な場合に適しています。
A4サイズの退職願は、見た目に迫力があり、きちんとした印象を与えます。

一方B5サイズは、182×257mmの大きさで、ややコンパクトな印象を与えます。
B5サイズは持ち運びがしやすく、封筒に入れる際にもかさばりません。
また、内容が簡潔にまとまっている場合や簡単なメッセージを伝える場合に適しています。

それぞれのサイズには用途に応じた利点がありますので、自分の状況に最も適したサイズを選ぶことが大切です。

例えば、退職理由や感謝の気持ちを詳しく書きたい場合はA4サイズ、簡潔に伝えたい場合はB5サイズを選ぶとよいでしょう。

封筒付きと封筒なしの違い

退職願を提出する際には、封筒を使用する場合としない場合があります。
それぞれの方法にはメリットとデメリットがあり、状況に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。
ここでは、封筒付きと封筒なしの違いについて詳しく解説します。

宛名の書き方

封筒を使用する場合：
封筒の表面に「退職願」または「退職届」と大きく書きます。
このとき、宛名を書く必要はありません。
ただし裏面には自分の所属部署と名前を記載します。
これにより、誰からの退職願かが一目でわかるようになります。
封筒を使用しない場合：
退職願そのものに宛名を記載します。
この場合、退職願の上部に会社名や社長名を記載し、その下に退職願の文面を書きます。
宛名が明確に記載されているため、受け取る側が混乱することはありません。

同封物の有無

封筒付きの場合：
退職願の他に添え状を同封することが一般的です。添え状には、退職の意思を正式に伝える文面や、退職願が同封されている旨を記載します。
封筒なしの場合：
退職願そのものに必要な情報をすべて記載するため、別途添え状を用意する必要はありません。ただし、手渡しで退職願を提出する際には、口頭で退職の意思を伝えることが重要です。これにより、誠意を示すことができます。

書類の種類による選択

封筒付きと封筒なしの選択は、退職願の内容や提出方法によっても異なります。

例えば郵送で退職願を提出する場合は、封筒を使用することが必須ですよね。

郵送用の封筒には、退職願が入った封筒をさらに包むための大きめの封筒を選びます。
宛先や「親展」マークを記載し、しっかりと封をして送ることがマナーです。

一方、手渡しで退職願を提出する場合は、封筒を使用しないことも可能です。
この場合、退職願をきれいに折りたたみ、直接上司に手渡します。
ただし封筒を使用することで、退職願が汚れたり、折れたりするのを防ぐことができるため、手渡しの場合でも封筒を使用することをおすすめします。

手渡しと郵送の適切な選択

封筒の選び方は、退職願を手渡しするか郵送するかによっても異なります。
手渡しの場合は、封筒のサイズや形状よりも、封筒の清潔さや見た目が重要です。
きれいな封筒を使用し丁寧に宛名を書きましょう。

郵送する場合は退職願を入れた封筒をさらに大きな封筒に入れて送ることが一般的です。
このとき、郵送用の封筒は「親展」と記載し、受け取る人が限定されるようにします。
長形3号の封筒に入れた退職願は、さらに大きな角形5号（190×240mm）などの封筒に入れるとよいでしょう。

円満退社を意識した選定方法

退職願の提出は、最後に会社に対する感謝の気持ちを示す場面でもあります。
適切な封筒を選ぶことは、円満退社に向けた一歩となります。
以下のポイントを意識して選びましょう。

清潔感：封筒が汚れていないか、破れていないか確認しましょう。
丁寧さ：宛名や所属部署名、自分の名前を丁寧に書きましょう。
封をするかしないか：封をする場合は、封筒の口をしっかりと閉じ、「〆」マークを記入します。封をしない場合は、折り目だけで留めておくことも可能です。

以上のポイントを踏まえて封筒を選ぶことで、退職願を受け取る側に対して敬意を示し、円満な退社を目指すことができます。

提出時の注意事項

退職願を提出する際にはいくつかの重要な注意点があります。
これらの注意事項を守ることで、退職手続きがスムーズに進み円満に退職することができます。

ここでは、退職願の提出時に気をつけるべきポイントを解説します。

適切な記入と文字のポイント

退職願を記入する際には、以下のポイントを押さえることが重要です。

読みやすい文字：退職願は手書きでも印刷でもかまいませんが、どちらの場合も読みやすい文字で書くことが大切です。手書きの場合は、丁寧な文字で書くよう心がけ、印刷の場合はフォントサイズや行間を調整して見やすくします。
間違いのない情報：退職願に記載する情報に誤りがないようにしましょう。特に、退職日や提出日、所属部署、名前などの基本情報は間違えないように注意が必要です。
敬語の使用：退職願には敬語を使用し、相手に対する敬意を示すことが求められます。例えば、「退職いたします」という表現や、「ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます」という結びの言葉を使用します。

所属部署の表記方法

退職願には必ず所属部署を明記します。これは、退職願が誰から提出されたものかを明確にするためです。
以下の点に注意して記入しましょう。

部署名と役職名：自分の所属する部署名と役職名を正確に記載します。例えば、「営業部部長田中太郎」という形で書きます。
フルネームの使用：名前はフルネームで書き、漢字が難しい場合はふりがなを付けても良いでしょう。これにより、受け取る側が確実に誰からの退職願かを理解できるようになります。

企業への送付法

退職願を企業に送付する方法は一般的には手渡しで行いますが、場合によっては郵送も選択肢となります。

手渡し：手渡しの場合は、直属の上司に直接渡すことが基本です。事前に上司にアポイントを取り、退職の意思を伝えた上で退職願を手渡します。渡す際には、きちんと封筒に入れて渡しましょう。
郵送：郵送する場合は、退職願を入れた封筒をさらに大きな封筒に入れ、「親展」と赤字で書きます。宛名や住所を正確に記載し、送り状を同封することも忘れずに行います。郵送前に、上司に電話などで退職の意思を伝えておくことがマナーです。