パソコンで簡単に退職届を作成する方法
退職届を自作で作成する場合、手書きよりもパソコンを使った方が効率的で便利です。
ここでは、具体的な手順や注意点を紹介します。
退職届の基本的な書き方
退職届はビジネス文書の一つであり、正式なフォーマットが求められます。
以下のポイントを押さえて作成しましょう。
- 用紙サイズの確認：A4もしくはB5サイズが一般的です。
- 日付の入力：退職届を提出する日と、退職および最終出勤日を明記します。
- 所属部署の記載：自分が所属している部署や課の名前を正確に入力します。
- 誤字・脱字のチェック：ミスがないように入念に確認します。
- 署名と捺印：印刷後、自分の名前は手書きで署名し、捺印を忘れないようにしましょう。
手書きとパソコン使用のメリット・デメリット
退職届を作成する際、手書きとパソコンにはそれぞれメリットとデメリットがあります。
手書きのメリット：
- 誠意を伝えることができる。
- 個人的な感情が伝わりやすい。
手書きのデメリット：
- 書き間違えた場合、最初から書き直しが必要。
- 時間がかかる。
パソコンのメリット：
- 修正が簡単で、書き間違えがあってもすぐに直せる。
- 清書がきれいで、読みやすい。
パソコンのデメリット：
- 一部の人には誠意が伝わりにくいと感じられることがある。
- 署名と捺印が必要なため、完全にデジタルでは完結しない。
退職願と退職届の違い
退職願と退職届は似ているようで異なる書類です。
それぞれの違いを理解しておきましょう。
- 退職願：退職の意向を示すものであり、会社の承認を得る前に提出します。「退職したい」という意思表示にとどまります。
- 退職届：会社が退職を認めた後に提出するもので、正式に退職を申し出る書類です。退職願に対して会社が承認した場合に、改めて提出するケースが多いです。
これらの違いを理解することで、適切な書類を提出することができます。
パソコンで退職届を作成する際の注意点や基本的な書き方については以上です。
次に、具体的なテンプレートの使い方や記入方法について詳しく解説していきます。
退職願の書き方と流れ
退職願の作成は、退職を円滑に進めるための重要なステップです。
特にパソコンを使用する方法は、効率的で誤りを修正しやすいという利点があります。
以下に、退職願の具体的な書き方とその流れを詳しく説明します。
パソコンで退職願のテンプレートを使う方法
パソコンで退職願を作成する場合、テンプレートを利用すると非常に便利です。
テンプレートはインターネット上で多数提供されており、フォーマットが整っているため、必要事項を埋めるだけで完成します。
- テンプレートの入手:
・GoogleやMicrosoft Officeの公式サイトからダウンロードできます。
・テンプレートを使うことで、書式の間違いを防ぎ、プロフェッショナルな仕上がりになります - テンプレートの選び方:
・シンプルなデザインを選びましょう。
・用紙サイズはA4が一般的です。
・フォントは読みやすいものを選択します（明朝体やゴシック体など）。
退職願に必要な情報と書き方
退職願には基本的に以下の情報を含めます。
- 表題:「退職願」または「退職願書」と中央に大きく記載します。
- 宛名:会社名および直属の上司の役職・氏名を左上に記載します。
例：「株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○ 様」 - 本文:退職理由と退職希望日を明記します。具体的には、「このたび一身上の都合により、○○年○月○日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と記載します。
- 署名と捺印:自分の氏名を手書きで署名し、捺印します。これにより法的効力が認められます 。
退職願の例文と見本
具体的な退職願の例文は以下の通りです。
コピペしてそのまお使いいただけます。
退職願 株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○ 様 このたび一身上の都合により、○○年○月○日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。 令和○○年○月○日 所属部署 ○○ 氏名 ○○○○ 印
このように記載することで退職の意思を明確に伝えることができます。
ただし、会社の規定や上司の考え方に合わせて手書きが求められる場合もあるため、事前に確認しておくことが必要です。
退職届・退職願の日付と宛名の書き方
退職届や退職願を作成する際に、日付や宛名の書き方は非常に重要です。
正しい形式で記載することで企業に対する礼儀や誠意を示すことができます。
以下に日付と宛名の書き方の詳細を説明します。
日付の書き方と注意点
退職届や退職願に記載する日付には、以下のポイントを押さえる必要があります。
- 提出日の日付：退職届や退職願を提出する日付を書類の右上に記載します。
西暦か和暦、どちらでも構いませんが一貫性を保つことを意識してください。
例えば、2024年6月11日と記載する場合、西暦であれば「2024年6月11日」、和暦であれば「令和6年6月11日」となります。 - 退職日の日付：退職届の場合、退職日を明確に記載します。これは上司との話し合いで決めた日付を記入し、退職希望日の1ヶ月前に提出することが望ましいです。
宛名の書き方と例
退職届や退職願の宛名は、企業の代表者に向けて書くことが一般的です。
以下に具体的な書き方を示します。
- 宛名の位置：書類の左上に、宛名を記載します。代表取締役社長の名前をフルネームで書き、敬称には「様」ではなく「殿」を用いるのが正式です。
- 具体例：
株式会社〇〇 代表取締役社長 〇〇 〇〇 殿
- ポイント：宛名は必ずフルネームで記載し、自分の名前よりも上に位置させます。また、敬称の「殿」は、ビジネス文書において使用する正式な表現です。
退職届・退職願の縦書きと横書きの違い
退職届や退職願は、縦書きと横書きのどちらでも作成可能ですが、それぞれに適した書き方があります。
- 縦書きの場合：縦書きの場合、一行目の中央に「退職願」と書き、その後に「私事」や「一身上の都合により」と続けます。
次の行に提出日、さらにその下に所属部署、氏名、捺印を記載します。 - 横書きの場合：横書きでは、書類の一番上に「退職願」と大きく書き、その右側に提出日、左側に会社名と社長名を記載します。
次に、「一身上の理由により〇月〇日をもって退職したく、ここにお願い申し上げます。」と書き、右下に自分の所属部署、名前、捺印を記入します。
退職願の記入事項と具体例
退職願の記入は、適切なフォーマットと内容を押さえることが重要です。
ここでは、退職願に必要な情報とその具体的な書き方について詳しく解説します。
1.退職願に必要な情報
退職願には以下の情報を記載する必要があります。
- 日付
- 宛名
- 題名
- 本文
- 署名
2.退職願の記入方法
日付の書き方と注意点
日付は退職願の最初に記載します。
一般的には、提出する日付を記入しますが、会社の就業規則により異なる場合もありますので確認が必要です。
日付を書く際は、例えば「令和〇年〇月〇日」と和暦を使うとフォーマルです。
宛名の書き方と例
宛名は会社の代表者宛てに書きます。役職名を含めて正確に記載しましょう。
例えば、「株式会社〇〇 代表取締役社長 〇〇〇〇 様」と書きます。
題名の書き方
題名は「退職願」や「退職届」と記載します。
大きく中央に配置し、他の内容から視覚的に区別されるようにすると見やすいです。
本文の書き方
本文には、退職の意思を明確に伝える内容を記載します。
具体例として、次のような内容が考えられます。
拝啓
このたび、一身上の都合により、〇〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
本文の最後には、「敬具」と締めくくるとフォーマルです。
署名の書き方
署名は、本文の下に自分の名前をフルネームで書きます。
その下に、自分の住所を記載することも一般的です。
退職願の具体例
次に、具体的な退職願の例を示します。
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇 様
退職願
拝啓
このたび、一身上の都合により、〇〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
敬具
〇〇〇〇（自分の名前）
住所：〇〇〇〇
このように記載することで、形式的に問題のない退職願が完成します。
退職届・退職願の封筒・便箋の選び方
退職届や退職願を書く際には、その内容だけでなく、封筒や便箋の選び方にも気を付けることが大切です。
適切な封筒や便箋を選ぶことで、相手に対する礼儀や配慮を示すことができます。
封筒の種類と選び方
退職届や退職願を入れる封筒は、白色で無地のものが一般的です。
封筒のサイズは、A4用紙を三つ折りにした際に収まる長形3号（約120×235mm）が最適です。
また、縦書きの場合は縦型の封筒、横書きの場合は横型の封筒を選ぶと良いでしょう。
ポイント
- 色: 白色の無地が基本です。色付きやデザイン入りの封筒は避けましょう。
- サイズ: 長形3号が適しています。A4用紙を三つ折りにしてぴったり収まるサイズです。
- 書き方: 表面中央に「退職届」または「退職願」と縦書きで記載し、裏面左下に所属部署と氏名を記入します。
便箋やペンの選び方
便箋も封筒と同様に白色無地のものが好ましいです。
罫線が入っている便箋を使用する場合は、罫線の色が薄いものを選び、読みやすさを優先しましょう。
また、ペンは黒のボールペンや万年筆を使用するのが一般的です。
ポイント
- 色: 便箋も白色無地が望ましいです。罫線が入っている場合は薄い色を選びましょう。
- ペン: 黒のボールペンや万年筆が適しています。鉛筆やカラーペンは避けましょう。
退職願・退職届の封入する方法
退職願や退職届を封筒に入れる際には、折り方や封入の方法にも注意が必要です。
適切な方法で封入することで、相手に対する配慮が伝わります。
折り方
- 退職届や退職願の用紙を下から三分の一の位置で折り上げます。
- 次に上から三分の一を折り返して、三つ折りにします。
- 封筒に入れる際は、封筒の裏側を上にして、三つ折りにした書類を封入します。
封入のポイント
- 退職届や退職願を封筒から取り出した際に、すぐに読めるように封入することが大切です。
- 一般的には「巻き三つ折り」という方法で、紙を三重に丸めて折り目を付ける方法が良いとされています。
これらのポイントを押さえることで、退職届や退職願を適切に準備することができます。
退職の際には、形式やマナーに気を付けて円満に退職できるよう心掛けましょう。
退職届・退職願の提出マナーと注意点
退職届・退職願の提出タイミング
退職届や退職願の提出タイミングは非常に重要です。
適切なタイミングを選ぶことで、上司や同僚との関係を円満に保つことができます。
まず、退職届や退職願は少なくとも退職予定日の1～2ヶ月前には提出するようにしましょう。
これにより、会社側が引き継ぎや後任の手配をスムーズに行うことができます。
また、急な退職は会社に迷惑をかける可能性が高いため、できるだけ早めに意思を伝えることが望ましいです。
避けるべきタイミングとしては、ボーナス支給額が決定した直後や、会社の繁忙期があります。
ボーナス支給額が決まった直後に退職願を提出すると、会社側から「ボーナスをもらってすぐに辞めるのか」と反感を買う可能性があります。
また、繁忙期に退職を申し出ると会社が人手不足になり、業務に支障をきたすことがあります。
提出時のマナーと注意点
退職届や退職願を提出する際には、以下のマナーと注意点を守ることが重要です。
- 事前に上司に相談する:退職の意思を固めたら、まずは直属の上司に相談しましょう。
上司には事前にアポイントメントを取り、退職の意思を伝える場を設けます。
この際、直接対面で話すことが望ましいです。 - 提出は落ち着いたタイミングで:退職届や退職願は、上司が忙しくない時間帯に提出するよう心がけましょう。
朝一番や、上司が比較的時間に余裕がある時期を選ぶと良いでしょう。
退職届を渡すだけのためにアポイントを取る必要はありませんが、上司の手が空いているタイミングを見計らって提出します。 - 礼儀正しく丁寧に:退職の意思を伝える際には、感謝の気持ちを伝え、これまでの経験に感謝していることを述べると良いでしょう。
また、退職理由は一身上の都合であることを強調し、詳細な理由は控えめにすることがマナーです。
退職届・退職願を手渡しする方法
退職届や退職願は、できる限り手渡しで提出することが望ましいです。手渡しする際には、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 封筒に入れる:退職届や退職願は必ず封筒に入れて提出します。封筒は白色で、郵便番号枠がないシンプルなものを選びましょう。
また、中身が透けないよう二重になっているものが理想的です。 - 封筒の表書き:封筒の表面には「退職届」または「退職願」と記載し、裏面には左下に自分の所属部署と氏名を記載します。
のりやシール付きの封筒であれば封をし、「〆」と記載します。
のりやシールがついていない封筒の場合は、封をせずフラップ部分だけ折ります。 - 上司に直接手渡し:退職届や退職願を手渡しする際には、上司に対して丁寧な言葉遣いで渡し、感謝の意を伝えましょう。退職の意思を伝えた上で、書類を提出します。
以上のポイントを守ることで、退職届や退職願の提出マナーをしっかりと守ることができます。
円満に退職を迎えるためには、適切なタイミングとマナーを意識することが大切です。
まとめ
この記事では、パソコンで簡単に退職届を作成する方法とその具体的な書き方、さらに退職願と退職届の違いや日付・宛名の書き方、提出マナーについて詳しく解説しました。
退職届・退職願の提出は会社との円満な関係を保つために非常に重要です。
正しいタイミングとマナーを守り、丁寧に作成・提出することを心がけてくださいね。
